チャットワークって何？Webライターに便利な使い方を紹介！

WebライターのKeiです。今日は、Webライターの仕事にとっても便利なツール「チャットワーク」についてお話しします。

この記事を読めば、チャットワークの基本から使い方までバッチリわかりますよ！

チャットワークってどんなツール？

チャットワークはクライアントとのやり取りでよく使われる連絡ツールです。クラウドワークスなどで案件を探す際にもチャットワークの使用可否について聞かれることが多いです。まずは基本情報を見ていきましょう。

チャットワークの基本情報

チャットワークは、ビジネスコミュニケーションを円滑にするためのツールです。チャットやタスク管理、ファイル共有ができ、とても便利。特にプロジェクト管理やチームでのやり取りに適しています。

また、日本語対応が充実しており、日本人ユーザーに使いやすいのが特徴です。

チャットワークには無料版と有料版があります。最初は無料版でも十分です。クライアントや案件が増えてきたなど、使用目的や状況によってアップグレードしましょう。

他のチャットツールとの違い

例えば、SlackやTeamsと比べて、チャットワークはシンプルで直感的に使いやすいのが特徴です。さらに、タスク管理機能が標準で搭載されているため、追加のツールを使わなくてもこれ一つで完結します。

チャットワークの基本的な使い方

チャットワークの基本的な使い方を紹介します。アカウント作成やプロフィール設定などをしますが、特に難しい操作はありません。

アカウントの作成と設定

まずはチャットワークのサイトにアクセスしてアカウントを作成しましょう。メールアドレスとパスワードを入力するだけで簡単に登録できます。

アカウントを作ったら、プロフィール設定や通知設定を行いましょう。これにより、他のユーザーに自分を知ってもらいやすくなります。

メッセージの送信やタスク管理の基本

メッセージを送るのもとっても簡単！ホーム画面から「新しいチャット」をクリックして、相手の名前やメールアドレスを入力するだけです。メッセージは個別チャットやグループチャットで送信でき、プロジェクトに応じて使い分けられます。

タスク管理も便利で、タスクを追加して締め切りを設定したり、タスクの進行状況を確認できます。タスクは自分用だけでなく、チームメンバーにも割り当てられるので、プロジェクト全体の進捗を管理するのに役立ちます。

効率アップ！知っておきたい便利機能

基本の使い方が分かったら、便利機能を使って効率をアップさせましょう。

タスク管理を活用して効率アップ

チャットワークのタスク管理機能を使えば、やるべきことを見逃す心配なし！タスクごとに締め切りや優先度を設定できるので、効率的に仕事が進められます。

タスクはチャットメッセージと連動しているので、指示があったらすぐにタスクとして登録しましょう。

グループチャットでプロジェクトを管理

複数人でのプロジェクトではグループチャット機能が役立ちます。プロジェクトごとにグループを作成して、情報を一元管理することで、コミュニケーションがスムーズになりますよ。

グループチャットではファイル共有も簡単に行えるので、資料のやり取りもスムーズです。

通知設定で重要な情報を見逃さない

通知設定をカスタマイズして、重要なメッセージやタスクの通知を受け取るようにしましょう。これで、大事な連絡を見逃すこともありません。

通知はデスクトップ通知やメール通知に設定できるので、自分のスタイルに合わせて選べます。

チャットワークのメリット

Webライターとして活動する上で利用されることの多いチャットワーク。使いやすく、直感的な操作が可能です。クライアントとのやり取りや資料の共有が簡単にできるためWebライターには欠かせません。

Webライターがチャットワークを使用するメリットを紹介します。

シンプルな操作で使いやすい

チャットワークはシンプルで直感的な操作ができるため、初めて使う人でも簡単に使い始められます。操作画面が分かりやすく、重要な機能にすぐアクセスできる点が大きな魅力です。

クライアントとのスムーズなコミュニケーション

チャットワークを使うことで、クライアントとのやり取りがスムーズに。リアルタイムでのコミュニケーションが可能なので、確認事項や修正依頼もすぐに対応できます。

クライアントとのやり取りが迅速になることで、納期の厳守やクオリティの向上にもつながります。

充実したタスク管理機能

タスク管理機能を使うことで、プロジェクトの進行状況を一目で確認できます。タスクごとに締め切りや優先度を設定でき、進捗を管理しやすくなります。

チーム全体でタスクを共有することで、効率的なプロジェクト運営が可能です。

ファイル共有とフィードバックが簡単

ファイルの共有も簡単で、クライアントからのフィードバックもチャット内で完結します。いちいちメールを使う手間が省けるので、作業がスピーディーに。

ファイルのバージョン管理も簡単で、どのファイルが最新かすぐに確認できます。

高いセキュリティ

チャットワークはセキュリティ面でも優れており、企業レベルのデータ保護がされています。SSL暗号化通信や二段階認証など、重要な情報を安全にやり取りできる仕組みが整っています。

チャットワークのデメリット

チャットワークは簡単に使える便利な連絡ツールですが、デメリットもあります。特に無料版では制限があるため、どのように使いたいかを考えて有料版に切り替えましょう。

他ツールとの連携が弱い

チャットワークは単独で優れた機能を持っていますが、他のツールとの連携が弱い点がデメリットです。

例えば、Googleカレンダーや外部のプロジェクト管理ツール（AsanaやTrelloなど）との連携がスムーズに行えない場合があります。このため、複数のツールを一元管理したいユーザーには不便です。

カスタマイズ性が低い

チャットワークはシンプルで使いやすい反面、細かいカスタマイズができない点がデメリットです。ユーザーインターフェースや通知設定のカスタマイズが限られているため、特定のニーズに合わせた設定が難しいことがあります。

特に、プロジェクト管理やタスク管理において、より詳細なカスタマイズが必要な場合には不便です。

無料版には制限がある

無料版ではチャット数やファイル共有容量に制限があります。具体的には、7つのチャットルームまでしか利用できず、ファイル共有容量も1GBまでと限られています。複数のプロジェクトを同時に進める場合や大容量のファイルを頻繁にやり取りする場合には、有料版へのアップグレードが必要です。

また、無料版では過去のチャット履歴をさかのぼれる期間が過去40日間と制限されており、これを超えると古いメッセージは確認できなくなります。重要なチャットはコピペしてドキュメントなどで保管したりスクショを残したりしておきましょう。

ビデオ通話・音声通話機能の品質

チャットワークの有料版ではビデオ通話や音声通話機能が利用できますが、その品質が他の専用ツール（ZoomやSkypeなど）に比べて劣ることがあります。

特に、大人数での会議や高品質な音声・映像が求められる場面では、専用ツールの方が適している場合があります。

有料版と無料版の違い

チャットワークには無料版と有料版があり、それぞれに特徴があります。ChatGPTにまとめてもらった比較表で違いを見てみましょう。

無料版がおすすめな方

無料版は基本的な機能が使えますが、チャット数やファイル共有容量に制限があります。

無料版はコストを抑えたい方やクライアントとのやり取りが少ないなど、個人利用や小規模プロジェクトに最適です。

有料版のがおすすめの方

有料版にはパーソナルプランとビジネスプランがあります。パーソナルプランでは、チャット数やファイル共有容量が大幅に増加し、ビデオ通話や音声通話機能も利用可能です。

ビジネスプランでは、さらに多くのユーザーで利用でき、企業向けの機能が充実しています

チャットワークで仕事をもっと効率化するコツ

チャットワークを使いこなして仕事の効率アップにつなげましょう。

効率的なコミュニケーション方法

メッセージは簡潔に、タスクは明確に指示することで、相手とのコミュニケーションがスムーズになります。定期的な報告も忘れずに！

また、重要なメッセージは「ピン留め」機能を使っていつでも見返せるようにしておくと便利です。

メンションやリアクションを活用する

メッセージを送る際は、相手に確実に伝わるようにメンション（@ユーザー名）を付けると良いでしょう。メンションを付けることで、相手に通知が届き、重要なメッセージの見落としがなくなります。

また、メッセージに対してリアクションを付けることで、簡単に返事や感想を伝えることができます。リアクションは「いいね」や「確認しました」といった意味を持ち、迅速なコミュニケーションが可能に。特に短い返答が必要なときや、詳細なメッセージが不要な場合に便利です。

実際のチームでの活用例

例えば、プロジェクトごとにグループを作り進行状況を共有することで、全員が同じ情報を把握できます。これにより、ミスが減り仕事の効率アップが期待できるでしょう。

また、毎日のスタンドアップミーティングをチャットワークで行うことで、メンバー全員がその日のタスクを確認し合うことができます。

まとめ

チャットワークはWebライターにとってとても便利なツールです。使いやすく、コミュニケーションやタスク管理が簡単にできます。まずは無料版で始めて、必要に応じて有料版を検討してみてくださいね。チャットワークを使って、効率よくお仕事を進めましょう！